残業を減らした1冊の本と手帳〜すぐやる人のノート術＆ジブン手帳〜

こんにちは、ヒデリックです。

「新しいことを始めたいけど時間がない」

「副業やブログを始めたいけど、仕事が忙しくて・・・」

こういう方にオススメの本と手帳を紹介します。

残業を減らした1冊の本と1冊の手帳

この1冊の本と1冊の手帳で残業を減らして、やりたかったことをやる時間とモチベーションを作っています。

ヒデリックは「すぐやる人」のノート術の考えた方をジブン手帳に落とし込んで、残業をへらして目標達成のための行動力をつけてきました。

このブログでは、「すぐやる人」のノート術の考え方やノート術とジブン手帳の使い方を紹介します。

１、「すぐやる人」のノート術（塚本亮著）

自分を動かす仕組みを作れるノート術が学べる本です。

①ノート術

タスコンノート

タスコンノートとはタスクをコンプリートさせるノートのことをいい、ノートを4分割して午前中、午後、夜、予備の4つに分けてその日のスケジュールを付箋に書いて、ノートに貼っていきます。

メールの処理は午前で、A社との打ち合わせは午後で、資料作成は夜までだというように、付箋に書いたものを時間の枠に貼っていきます。

そして、業務が新しく降ってきたら、付箋に書いて空いているスペースに入れて業務を進めます。

重要度で仕事をする。

緊急度が低く、重要度の高いタスクをいかに進めるかがポイントです。

ヒデリックはこの作業を手帳にフリクションのボールペンで、時間ごとに書いていきます。

②スケジュール管理

ウィークリーのバーチカルタイプの手帳でスケジュールを管理します。

1週間の予定がわかるというだけでなく、時間を意識して使えます。

1週間の予定を確認しながら、スキマ時間を見つけます。

ヒデリックはこの時間を使って、英語の勉強やブログの見直しをする時間を作っています。

③DCAP

いわゆるPDCA(Plan→Do→Check→Act)ではなく、DCAPのサイクルを回すという。

今日やったことの振り返りから改善策、そしてその改善策を明日どう行動に移すかを書いていくという方法です。

ノートに書いていくことで、振り返りをおこない明日すぐに行動する準備ができるようになります。

ヒデリックはノートを作ってはいませんが、このDCAPの考え方を使って、まず行動をして、改善案からの計画を考え、そして次にどう行動するかを計画するようになりました。

大手広告代理店のクリエーター佐久間英彰氏が開発したオリジナル手帳です。

ヒデリックは仕事とプライベートも同じ手帳で管理しているため、「ジブン手帳Biz mini」を愛用しています。

ジブン手帳の特徴

①シンプルで使いやすいデザイン

ビジネスシーンでも使えるシンプルなデザインで仕事もプライベートも使い勝手が良い。

②24時間のバーチカルスケジュール

睡眠時間や深夜までおこなったことなどがかける24時間のスケジュールがあり、スキマ時間も見つけやすい設計になっています。

③今年の目標・やりたいことリスト

今年の目標や目標達成のための行動、また今年やりたいこと100のリストなど目標を立てるだけでなく目標達成のためにどう行動するかまで落とし込まれています。

ヒデリックはTOEICの目標と立てた時、目標達成のための行動には「TOEICに申し込む」と記載していました。

申し込まなきゃ試験も受けられないし、目標も達成できない！！

１と２では本と手帳の特徴や考え方について紹介してきました。

ここでは、この2冊をどのように使えば、残業が減らせて自分のやりたいことに使えるかを解説していきます。

①朝一日の仕事の予定を時間ごとに書き込む

例：
10〜11時　メールの返信とアポイント取り
11〜12時　A社と打ち合わせ
12〜13時　休憩
13時〜15時　会議資料作成

・・・というように書いていきます。

人間というのは期日がないとだらだらやりがちです。

締め切りを決めるだけで、仕事のスピードも上がります。

また、1日の予定を書き込むことに1日の仕事の全体像が見えます。

さらに、1週間先の予定が見えるので、明日の会議までに資料作らなきゃいけないから、今日の何時までに終わらせよう。

全体像の把握をすること、先の予定を見据えることで仕事の優先順位をつけやすくなります。

②時間が来たらスパッとやめる

朝決めた時間が来たらスパッとやめて次の仕事にうつります。

「キリが悪いからここまで」という風にやってしまうといつまで経ってもだらだらやってしまいます。

そこで、時間で切ってしまうというのは一つの手です。

時間に終わらなかったのは、朝の予定の立て方が悪かったのか、仕事の進めるスピードが遅かったかのどちらかです。（急な対応が入った場合などを除く）

しっかり、終わらなかった理由をCheckすることも忘れないようにしてください。

③予定を立て直し、「やらないこと」を決める

終わらなかったものがある場合、やらないことを決める。

この作業が一番大事です。

締め切りがあるものや終わらせなければいけないものがある場合、その分時間がおしてしまいます。

その場合は、予定を組み直しましょう。

朝立てたスケジュールで、このまま続けると1時間押してしまう。

そうなった場合は、重要で緊急なもののみ進めましょう。

重要だけど緊急じゃないものを進めていることは大事ですが、大抵はこの重要だけど緊急じゃないものをだらだら進めてしまっているから残業してしまうのです。

こういったものは、時間できると集中して進められますよ。

④スキマ時間を見つけて、重要だけど緊急じゃないものを進める

先ほどは、重要だけど緊急じゃないものをやめましょうと言いましたが、ジブン手帳で管理して仕事を進めると「スキマ時間」が生まれることがあります。

「朝立てた予定よりも早く仕事が進んで、15分時間ができた。」

こういう時は、重要だけど緊急じゃないものを進めるチャンスです。

⑤プライベートの予定も先に入れる

仕事のスケジュールと同様に、仕事後の予定を入れましょう。

プライベートの充実は仕事を頑張るモチベーションになります。

また、朝の時点で予定があることをいっておけば上司も遅い時間から仕事を与えづらくなります。

まとめ

色々な本や手帳を試してきましたが、実際に改善できてその時間を英語の勉強やブログの更新などやりたかったことができるようになりました。

劇的に行動力をあげるには、この2冊があれば十分です。

さぁ一緒に行動しましょう♪

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